هناك نسخة من هذه المحادثة تحدث في الشركات بمختلف أحجامها. يذكر أحدهم أن عملية معينة تكون بطيئة أو محبطة أو معرضة للخطأ. يقول شخص آخر أنهم كانوا يفكرون في ذلك أيضًا. ذكر شخص ثالث أن لديه جدول بيانات يساعد لكنه يتعطل باستمرار. ويتفق الجميع على ضرورة القيام بشيء حيال ذلك. وبعد ذلك ينتهي الاجتماع، ويعود الجميع إلى مكاتبهم، وتستمر العملية كما كانت تمامًا - لأن إصلاحها يبدو معقدًا ومكلفًا، وهناك أشياء أكثر إلحاحًا للتعامل معها.
هذه هي الطريقة التي يتفاقم بها عدم الكفاءة التشغيلية. يبدو أن كل حل بديل يمكن التحكم فيه بمعزل عن الآخر. وهي تمثل مجتمعة تكلفة كبيرة ومستمرة للشركة - في وقت الموظفين، والأخطاء، والقرارات المتأخرة، والإحباط التراكمي الذي يؤثر بهدوء على معنويات الفريق والاحتفاظ به.
والجزء الصعب هو أن هذه التكاليف غير مرئية إلى حد كبير. ولا تظهر كبند في الربح والخسارة. فهي تظهر على شكل فترات زمنية أطول قليلاً، ومعدلات خطأ أعلى قليلاً، ونفقات عامة أكبر قليلاً لكل معاملة - ولأنها كانت موجودة دائمًا، فإنها تميل إلى أن يتم قبولها كما هي الأمور تمامًا.
فيما يلي خمس علامات محددة تشير إلى أن الطريقة التي تسير بها الأمور تكلف عملك أكثر مما قد تكلفه الحلول البرمجية المخصصة.
العلامة 1: يحتفظ فريقك بجداول البيانات التي أصبحت حاملة للأحمال
أنت تعرف تلك. جدول البيانات الرئيسي الذي يشير إليه الجميع ولكن لا أحد يفهمه تمامًا. المشكلة التي تعطلت منذ ثلاثة أشهر وقام أحد الأشخاص بإصلاحها باستخدام حل بديل أدى إلى ظهور مشكلة جديدة. تلك التي قام فيها شخصان بتحريرها في وقت واحد الأسبوع الماضي وتلف نصف البيانات. إنها الطريقة التي يعرف حقًا كيفية استخدامها شخص واحد فقط، مما يجعل إجازته القادمة مصدرًا لقلق تنظيمي منخفض الدرجة.
تعد جداول البيانات أدوات مفيدة حقًا لما تم تصميمها من أجله، مثل: النمذجة المالية، وتحليل البيانات، والحسابات المخصصة. فهي ليست مصممة لتكون أنظمة تشغيلية، وعندما يتم استخدامها كواحدة منها، تظهر الشقوق.
إن العلامات التي تشير إلى أن جدول البيانات أصبح حاملاً في العملية الخاصة بك متسقة: يتم تحديثه عدة مرات يوميًا بواسطة عدة أشخاص، ويتم اتخاذ القرارات بناءً على محتوياته، وتعتمد العمليات الأخرى على كونه محدثًا ودقيقًا، ويدرك الجميع بشكل غامض أنه قد يفشل بطرق من شأنها أن تسبب مشاكل حقيقية.
تكلفة هذا الترتيب لا تقتصر فقط على الوقت الذي يقضيه في صيانة جدول البيانات. إنها الأخطاء التي تحدث عندما لا يتم تحديثها بشكل صحيح، والقرارات المتخذة بشأن البيانات القديمة، والوقت المستغرق في التوفيق بين الإصدارات المتعارضة، والمخاطر التشغيلية لعملية تجارية مهمة تعتمد على أداة لم يتم تصميمها مطلقًا لتحمل هذا الوزن.
دائمًا ما يحقق النظام المخصص الذي يحل محل جدول البيانات الحامل عائدًا على الاستثمار بشكل أسرع مما تتوقعه الشركات - لأن جدول البيانات لم يكن مجانيًا على الإطلاق. لقد كان الأمر يكلفك بطرق لم يتم تتبعها.
العلامة 2: يقضي فريقك وقتًا كبيرًا في نقل البيانات بين الأنظمة
يعد هذا الأمر شائعًا جدًا في الشركات في دولة الإمارات العربية المتحدة لدرجة أنه يكاد يكون عالميًا - وهو أمر طبيعي جدًا لدرجة أن معظم الفرق لا تفكر في التشكيك فيه. يقوم شخص ما بتصدير تقرير من نظام ما، وإعادة تنسيقه، واستيراده إلى نظام آخر. يقوم شخص ما بنسخ تفاصيل العميل من رسالة بريد إلكتروني إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). يقوم شخص ما بنقل معلومات الطلب من الواجهة الخلفية لموقع الويب إلى نظام المحاسبة. يقوم شخص ما بتسوية تقريرين يدويًا من المفترض أن يتفقا ولكن لا يتفقان في كثير من الأحيان.
كل مهمة من مهام نقل البيانات هذه لها ثلاث تكاليف يسهل التقليل من أهميتها. أولاً، تكلفة الوقت المباشرة - الدقائق أو الساعات الفعلية التي يتم إنفاقها في إجراء التحويل. ثانيًا، معدل الخطأ - يؤدي الإدخال اليدوي للبيانات إلى حدوث أخطاء بمعدل يمكن التنبؤ به، وهذه الأخطاء لها عواقب لاحقة تستغرق وقتًا إضافيًا لتحديدها وتصحيحها. ثالثًا، التأخر — البيانات التي يجب نقلها يدويًا تكون دائمًا قديمة بعض الشيء، مما يعني أن القرارات المتخذة باستخدامها يتم اتخاذها بناءً على معلومات غير محدثة.
عند جمع الوقت المستغرق في نقل البيانات يدويًا عبر فريق مكون من عشرة أو عشرين شخصًا على مدار شهر، يكون الرقم دائمًا أكبر من المتوقع. وعلى عكس التكامل المخصص الذي يتم تشغيله تلقائيًا ودقيقًا وفي الوقت الفعلي، فإن نقل البيانات يدويًا لا يصبح أسرع أو أكثر موثوقية بمرور الوقت. انها تستمر فقط.
العلامة 3: الأخطاء في العملية الخاصة بك ترجع باستمرار إلى نفس العملية
كل عمل لديه أخطاء. والسؤال هو ما إذا كانت تلك الأخطاء عشوائية وموزعة، أم أنها تتجمع حول عمليات محددة. عندما تؤدي نفس العملية إلى حدوث أخطاء بشكل متكرر - معلومات خاطئة يتم إرسالها إلى العملاء، أو حسابات غير صحيحة، أو خطوات مفقودة في سير العمل، أو بيانات مسجلة في المكان الخطأ - فهذه ليست مشكلة تتعلق بالأشخاص. إنها مشكلة في تصميم النظام.
يرتكب البشر الأخطاء بمعدلات يمكن التنبؤ بها، خاصة عند أداء المهام المتكررة القائمة على القواعد تحت ضغط الوقت. إن إلقاء اللوم على الأفراد عن الأخطاء التي يمكن لنظام جيد التصميم أن يمنعها هو أمر غير عادل وغير منتج. إن العملية التي تولد أخطاء متسقة تخبرك بشيء محدد: إنها تتطلب مستوى من الدقة والاتساق لا يمكن للتنفيذ اليدوي تقديمه بشكل موثوق.
وتتضاعف تكلفة هذه الأخطاء بطرق يسهل الاستهانة بها. تكاليف الإصلاح المباشرة - إصلاح الخطأ، وإعادة إرسال المعلومات الصحيحة، وإعادة معالجة المعاملة. تكاليف تجربة العملاء - كل خطأ يصل إلى العميل يؤدي إلى تآكل الثقة ويزيد من مخاطر التراجع. التكلفة الداخلية - الوقت المستغرق في تحديد الأخطاء والتحقيق فيها وتصحيح الأخطاء التي كان من الممكن أن يمنعها نظام موثوق بالكامل.
إذا كانت لديك عملية تولد أخطاء باستمرار، فإن الحل المخصص المصمم لأتمتة هذه العملية أو هيكلتها يدفع ثمنه ليس فقط في الوقت الذي يتم توفيره ولكن في الأخطاء التي تم منعها - وغالبًا ما تكون قيمة الأخطاء الممنوعة أعلى بكثير من قيمة الوقت الموفر.
العلامة 4: يستغرق تأهيل أعضاء الفريق الجدد وقتًا أطول مما ينبغي بسبب تعقيد العملية
هذه علامة يسهل تبريرها. بالطبع يستغرق الإعداد وقتًا - هناك الكثير لنتعلمه، فكل عمل يختلف عن الآخر، ويستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتمكن شخص ما من تطويره. كل هذا صحيح. ولكن هناك فرق كبير بين التعقيد الذي يأتي من العمق الحقيقي للدور والتعقيد الذي يأتي من مجموعة من العمليات المعقدة وغير الموثقة والمعتمدة على الأدوات والتي يجد حتى أعضاء الفريق ذوي الخبرة صعوبة في التنقل فيها.
عندما يقضي الموظفون الجدد أسابيعهم الأولى في تعلم سلسلة من الحلول اليدوية، واتفاقيات جداول البيانات غير الموثقة، وخطوات العملية الموجودة بسبب المراوغات التاريخية بدلاً من الضرورة المنطقية - فهذه مشكلة في تصميم النظام تظهر كمشكلة تأهيل.
التكلفة مباشرة: الوقت الأطول لتحقيق الإنتاجية يعني ارتفاع التكلفة لكل موظف جديد وتباطؤ نمو القدرات. ولكن التكلفة الأكثر أهمية تكون أقل وضوحاً في كثير من الأحيان ــ خطر المعرفة المؤسسية الذي يأتي من العمليات التي تعيش في رؤوس أشخاص محددين وليس في أنظمة جيدة التصميم. عندما يغادر هؤلاء الأشخاص، يأخذون معهم المعرفة العملية.
يقوم النظام المخصص المصمم جيدًا بتوثيق العملية في بنيته. فهو يرشد المستخدمين من خلال الخطوات الصحيحة، ويتحقق من صحة المدخلات، ويسهل بشكل كبير على أعضاء الفريق الجدد العمل بشكل صحيح منذ بداية فترة عملهم. يعد تحسين الإعداد أحد أعراض فائدة أكثر جوهرية - وهي عملية أصبحت واضحة ومنطقية وموثوقة.
العلامة 5: لا يمكنك الحصول على صورة واضحة وحديثة لشركتك دون بذل جهد يدوي كبير
تعتمد جودة اتخاذ القرار على جودة المعلومات. إذا كان إنشاء التقارير والملخصات التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن عملك يتطلب ساعات من جمع البيانات وتنسيقها يدويًا كل أسبوع - أو إذا كانت البيانات دائمًا قديمة بعض الشيء بحلول وقت تجميعها - فسيتم اتخاذ قراراتك بوضوح أقل مما ينبغي.
تتجلى هذه العلامة بطرق يمكن التعرف عليها. التقرير الإداري الأسبوعي الذي يستغرق إعداده نصف يوم. التسوية الشهرية التي تتطلب سحب البيانات من أربعة أنظمة مختلفة. سؤال في اجتماع لا يستطيع أحد الإجابة عليه في الوقت الفعلي لأن البيانات ذات الصلة موجودة في مكان ما يتطلب جهدًا للوصول إليه. الشعور بأنك تتخذ قرارات مهمة بناءً على معلومات لست واثقًا تمامًا من أنها حديثة أو كاملة.
يجب أن تكون الرؤية التشغيلية الجيدة بمثابة خط الأساس، وليس ترفا. إن النظام المخصص الذي يقوم بدمج بياناتك التشغيلية، والتحديثات في الوقت الفعلي، وتقديم المعلومات التي تحتاجها بتنسيق يدعم اتخاذ قرارات واضحة لا يوفر وقت إعداد التقارير فحسب - بل يعمل أيضًا على تحسين جودة كل قرار يتم اتخاذه باستخدام تلك المعلومات.
وبمرور الوقت، تتضاعف قيمة القرارات المستنيرة بطرق يصعب أن تعزى مباشرة إلى النظام ولكنها رغم ذلك حقيقية. تميل الشركات التي يمكنها الرؤية بوضوح إلى التحرك بشكل أسرع، وتصحيح المسار في وقت مبكر، وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية من تلك التي تعمل بناءً على معلومات متأخرة وغير مكتملة.
الحساب الذي يستحق القيام به
إذا كانت اثنتين أو أكثر من هذه العلامات تنطبق على عملك، فإن الحساب الذي يستحق القيام به سيكون واضحًا ومباشرًا. قم بتقدير التكلفة الفعلية للوضع الحالي - وقت الموظفين الذي يقضيه في العمليات اليدوية، وتكاليف معالجة الأخطاء، والنفقات الإضافية، وقيمة القرارات المتخذة بناءً على معلومات غير كاملة. ثم قارن ذلك بتكلفة الحل المخصص المصمم لمعالجة تلك المشكلات المحددة.
في معظم الحالات، يكون الوضع الحالي أكثر تكلفة مما يبدو، ويدفع الحل المخصص تكاليفه بشكل أسرع من المتوقع. الشركات التي قامت بهذا الحساب بصدق نادراً ما تندم على الاستثمار. تلك التي لم تميل إلى الاستمرار في اكتشاف تكلفة الوضع الراهن، وإصلاح جدول بيانات واحد في كل مرة.
Recognise any of these signs in your business?
At Joyboy, we help UAE businesses identify exactly where process inefficiency is costing them — and build custom solutions that pay for themselves. Let's map out your requirements.
